Project Description

Sådan fik global R&D afdeling succes med tidsregistrering

2021

Industri: Marine
Løsning: Time for teams

Sådan fik global R&D afdeling succes med tidsregistrering

2021

Industri: Marine
Løsning: Time for teams

Om Hempel

Hempel A/S blev grundlagt i 1915, en global leverandør af belægninger og services indenfor marine, dekorative, container og yacht industrierne. Hempel fabrikker, R&D centre og lagerhaller er placeret overalt i verden, mens hovedsædet er placeret i Danmark.

Virksomheden har 6.300 ansatte fordelt på mere end 80 lande, med fabrikker, R&D centre og lagerhaller ligeledes fordelt rundt omkring i verden. Hempel er eneejer af Hempel Fonden, som støtter forskellige kulturelle, humanitære og videnskabelige tiltag på globalt plan.

Hempel samarbejder med kunder og research institutioner for at finde nye måder at løse eksisterende problemer på. Fra ingeniøren i laboratoriet til belægningsrådgivere, søger Hempel at levere belægningsløsninger der tilfører værdi til deres kunders forretninger – ved at beskytte aktiver i længere tid, reduceres vedligeholdelsesomkostninger og mulighederne for at være effektiv øges.

Udfordringen hos Hempel R&D

Hempel R&D er en afdeling på +350 medarbejdere med en stor gruppe er mennesker som arbejder med R&D på tværs af forskellige projekter og discipliner. Dette strækker sig fra produktudvikling til kundeservice, vedligeholdelse af den eksisterende produktportefølje, supportydelse til fabrikker og meget mere. Niveauet af kompleksitet hos Hempel R&D er derfor også noget større end til blot produktudvikling.

Som konsekvens, har ledelsen haft svært ved at danne sig et klart billede af hvor og hvordan tid og ressourcer investeres på tværs af afdelingen både på projekt- og opgaveniveau. Tidligere har Hempel forsøgt sig med medarbejderundersøgelser og spørgeskemaer, hvor de har forsøgt at kortlægge, hvordan de ansatte har brugt deres tid. Og selvom informationen har været relevant, har det altid kun givet et øjebliksbillede af situationen og derfor ikke leveret tilstrækkelig information, til at kunne træffe afgørende beslutninger på den baggrund.

Det ledte til et voksende behov og ikke mindst interesse i at skabe et bedre udgangspunkt for at kunne styre ressourceforbruget på en bedre måde –  sidste ende for at kunne træffe bedre beslutninger omkring ressourceallokering. Der var allerede en række mindre afdelinger, som prøvede forskellige løsninger af, så ledelsen brugte det som en god mulighed for at kunne levere en mere ensrettet og ikke mindst bedre oplevelse for deres medarbejdere til at kunne skabe et bedre datagrundlag hos lederne til at kunne få et bedre overblik og dermed være bedre informeret omkring, hvor, hvornår og hvordan ressourcerne blev brugt.

The Challenge at Hempel R&D

Hempel R&D er en afdeling på +350 medarbejdere med en stor gruppe er mennesker som arbejder med R&D på tværs af forskellige projekter og discipliner. Dette strækker sig fra produktudvikling til kundeservice, vedligeholdelse af den eksisterende produktportefølje, supportydelse til fabrikker og meget mere. Niveauet af kompleksitet hos Hempel R&D er derfor også noget større end til blot produktudvikling.

Som konsekvens, har ledelsen haft svært ved at danne sig et klart billede af hvor og hvordan tid og ressourcer investeres på tværs af afdelingen både på projekt- og opgaveniveau. Tidligere har Hempel forsøgt sig med medarbejderundersøgelser og spørgeskemaer, hvor de har forsøgt at kortlægge, hvordan de ansatte har brugt deres tid. Og selvom informationen har været relevant, har det altid kun givet et øjebliksbillede af situationen og derfor ikke leveret tilstrækkelig information, til at kunne træffe afgørende beslutninger på den baggrund.

Det ledte til et voksende behov og ikke mindst interesse i at skabe et bedre udgangspunkt for at kunne styre ressourceforbruget på en bedre måde –  sidste ende for at kunne træffe bedre beslutninger omkring ressourceallokering. Der var allerede en række mindre afdelinger, som prøvede forskellige løsninger af, så ledelsen brugte det som en god mulighed for at kunne levere en mere ensrettet og ikke mindst bedre oplevelse for deres medarbejdere til at kunne skabe et bedre datagrundlag hos lederne til at kunne få et bedre overblik og dermed være bedre informeret omkring, hvor, hvornår og hvordan ressourcerne blev brugt.

Introduceringen af Time for Teams

Et centralt element i implementeringen af et nyt tidsregistreringsværktøj hos Hempel R&D var, at skabe en klar fortælling om årsagerne til implementeringen og måske endnu vigtigere, hvad årsagerne ikke var. Værktøjet blev ikke bragt ind for at repræsentere en form for præstationsplatform, og det skulle heller ikke bruges som en form for overvågningssystem, så man kunne holde øje med sine medarbejdere. Det var derimod ambitionen at forbedre allokeringen af ressourcer og sidste ende blive bedre til at få folk til at bruge deres tid mere effektivt og med højere kvalitet.

En anden central faktor, med fokus på at få topledelsen med ombord, var at gøre det så simpelt og let tilgængeligt for alle brugere og ikke mindst for forretningens skyld generelt.

Et tredje fokusområde i projektets scope var at sætte nogle klare KPI’er for målsætningen med implementeringen og derefter at få opsat noget rapportering og BI på toppen af det hele, for som projektansvarlig Andrew Solomon reflekterede “Tidsregistrering i sig selv tilføjer ingen værdi, men beslutningerne der kommer ud af det giver værdien”.

Med scopet klart formuleret, blev Hempel R&D introduceret for Time for Teams og det krævede ikke meget overvejelse før Hempel R&D valgte det som deres tidsregistreringsværktøj, da det opfyldte alle Hempel’s behov og forventninger.

Introduceringen af Time for Teams

Et centralt element i implementeringen af et nyt tidsregistreringsværktøj hos Hempel R&D var, at skabe en klar fortælling om årsagerne til implementeringen og måske endnu vigtigere, hvad årsagerne ikke var. Værktøjet blev ikke bragt ind for at repræsentere en form for præstationsplatform, og det skulle heller ikke bruges som en form for overvågningssystem, så man kunne holde øje med sine medarbejdere. Det var derimod ambitionen at forbedre allokeringen af ressourcer og sidste ende blive bedre til at få folk til at bruge deres tid mere effektivt og med højere kvalitet.

En anden central faktor, med fokus på at få topledelsen med ombord, var at gøre det så simpelt og let tilgængeligt for alle brugere og ikke mindst for forretningens skyld generelt.

Et tredje fokusområde i projektets scope var at sætte nogle klare KPI’er for målsætningen med implementeringen og derefter at få opsat noget rapportering og BI på toppen af det hele, for som projektansvarlig Andrew Solomon reflekterede “Tidsregistrering i sig selv tilføjer ingen værdi, men beslutningerne der kommer ud af det giver værdien”.

Med scopet klart formuleret, blev Hempel R&D introduceret for Time for Teams og det krævede ikke meget overvejelse før Hempel R&D valgte det som deres tidsregistreringsværktøj, da det opfyldte alle Hempel’s behov og forventninger.

Se Andrew fortælle om Hempel’s erfaringer med Time for Teams

Time for teams screenshot at hempel

Tidstregistrering hos Hempel R&D bliver lanceret

Hempel og Projectum startede implementeringsfasen i gang med at facilitere en række interviews med nogle udvalgte brugere. Det var en meget design-orinteret og agil tilgang, hvor brugerbehov blev søgt afklaret og dernæst blev sat i en idekontekts med prototyper. Dette foregik i et par uger med en “trial-and-error” tilgang.

Da beta versionen var klar, satte vi en pilot i gang med 30 udvalgte medarbejdere på tværs af regioner, som testede løsningen og i sidste ende gav deres godkendelse på den. Det var vigtigt for udviklingen af løsnignen at få deres feedback i en tidlig fase af projektet, for at få implementeret så meget som muligt med det samme. Samtidig fik de på denne måde eksponeret den nye tidsregistreringsløsning for omkring 15% af afdelingen, hvilket også medførte en langt med smidig og tilfredsstillende implementering. Samlet set tog hele udrulningen af Time for Teams omkring en måned.

En af de ting som Hempel især fandt fordelagtigt var, at Time fore Teams kunne sættes op med særlige behov. For selvom Time for Teams kommer som en implementeringsklar løsning, så anerkender Projectum også at mange større organisationer har brug for en grad af tilpasning og i Hempel R&D’s tilfælde sikrede et langt større buy-in og ikke mindst sikring af løsningen på den lange bane.

Rapportering gennem Power BI

Da Time for Teams først var implementeret, fik Hempel R&D resten af medarbejdere samt ledere ombord. Da udrulningsfasen havde gjort det betydeligt nemmere for afdelingen af indstille sig på de kommende forandringer både fysisk og mentalt, blev tilpasningstiden også meget kortere. Projekt teamet havde sørget for at holde en åben og transparent kommunikation om den nye løsning til tidsregistrering og derfor var alle godt forberedte. Den aktive brug af ethvert nyt IT- og/eller projektværktøj er afgørende for at kunne for den data ind, som i sidste ende skaber værdien, og i Hempel’s tilfælde var dette intet problem.

Power BI blev sat op for at sikre datastrømmen og ikke mindst muligheden for at analysere og træffe beslutninger på den baggrund. Alle ledere i på tværs af R&D afdelinge har adgang til, hvilket betyder at alle med behov for det, kan gå ind og analysere data direkte i Time for Teams via Power BI.

Disse rapporter gør det muligt for lederne at træffe bedre beslutninger om, hvor tiden skal investeres. Dykkes der ned i rapporterne, er det muligt at bryde tallene helt ned for at opnå en klar forståelse for, hvor tiden bliver brugt, f.eks. på disciplinniveau, lokationer, perioder osv. Detalieniveauet hjælper især Hempel R&D med at forstå forretningen og de igangværende opgaver og projekter. Og i særdelshed gør muligheden for at lave rapporter på tværs af hele afdelingen det muligt for dem at optimere ressourceinvesteringen betydeligt og har allerede sparet dem for en masse tidsspild.

Time registration customer testimonial | Projectum Time for teams

“Time for Teams er en simpel måde for vores brugere at registrere tid og et brugbart værktøj for vores ledere for at kunne træffere mere informerede beslutninger omkring ressourceallokering.”

Andrew Solomon

Global Strategic Supplier Management

Prøv Time for Teams nu

Start a dialogue today!

WE SUPPORT YOUR MODERN WORKPLACE JOURNEY

Stay up to date with our services.
Sign up to our newsletter.